Selasa, 27 Februari 2018

Laporan Kunjungan Industri Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah dan Universitas Negeri Semarang (UNNES)


Laporan Kunjungan Industri
Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah dan Universitas Negeri Semarang (UNNES)
 Tahun 2017/2018
Disusun oleh :
Nama      
Kelas                                      
Kompetensi Keahlian  : Administrasi Perkantoran
 Sebagai Syarat Untuk Mengikuti Uji Kompetensi Keahlian (UKK)
 

YAYASAN ISLAM MANBA’UL ULUM
SMK ISLAM MANBA’UL ULUM
TERAKREDITASI B
Jalan Mayong–Pule KM. 04 Kedungombo Buaran Mayong Jepara 59465 Telp. :(0291) 751 2057 Email : manbaululumsmki@yahoo.com
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN KUNJUNGAN INDUSTRI
di ARPUSDA dan UNNES
Provinsi Jawa Tengah
  Setelah diadakan peninjauan dan melalui tahap perbaikan, maka laporan hasil kunjungan industri ini telah disetujui dan disahkan oleh pihak sekolah pada:
Hari                 :
Tanggal           :

Jepara, ……………………
Mengesahkan,
Kepala program Kejuruan
Administrasi Perkantoran


Ermin Karti Andari, A.Md

Mengetahui.
Kepala SMKI Manba’ul Ulum


Ustuchri Fadlil, M.Pd.I.

KATA  PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat serta Hidayah-Nya sehingga dapat terselesaikannya Laporan kunjungan industri.
Penyusun menyampaikan terima kasih kepada semua pihak atas bantuan dan bimbingannya dalam menyelesaikan kegiatan kunjungan industri
Laporan ini merupakan wujud tanggung jawab penyusun secara tertulis atas pelaksanaan kunjungan industri di ARPUSDA dan UNNES Provinsi Jawa Tengah. Penyusun menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penyusun harapkan. Semoga laporan ini dapat memberikan manfaat  kepada semua pihak yang membacanya.




Jepara,                    
Penyusun









DAFTAR ISI
COVER……………………………………………………………………………………...1
LEMBAR PENGESAHAN…………………………………………………………………2
KATA PENGANTAR………………………………………………………………………………3
DAFTAR ISI………………………………………………………………………………..4
BAB I PENDAHULUAN
A.    Latar Belakang Kunjungan Industri…………………………………………………  1
B.     Tujuan kunjungan Industri        ……………………………………………………..  2
C.     Manfaat kunjungan Industri   ……………………………………………………….  3

BAB II PEMBAHASAN
A.Sejarah ……………………………………………………………………………… 4
B. Profil ………………………………………………………………………………... 5
C. Hasil Kunjungan Industri…………………………………………………………… 6
BAB III SEJARAH UNNES
A.Sejarah singkat UNNES…………………………………………………………………… 7
B.fakultas UNNES…………………………………………………………………………….7
C.lokasi UNNES………………………………………………………………………………7







Kunjungan industri adalah salah satu bentuk dari implementasi pendidikan sistem ganda yang dilaksanakan di sekolah menengah kejuruan. Kunjungan industri merupakan suatu bentuk pembelajaran yang dilaksanakan di luar sekolah guna menambah wawasan dan pengetahuan didik dalam mengenal dunia industri, serta untuk memberikan pengalaman sebagai langkah awal untuk terjun ke dunia industri.  
              Pada dasarnya kunjungan industri dipilih untuk menambah pengalaman siswa tentang dunia kerja untuk mencari pengetahuan tentang Badan Arsip Dan Perpustakaan dan Universitas Negeri Semarang Provinsi jawa tengah. Kunjungan industri dilakukan untuk memberikan wawasan,gambaran, kepada siswa tentang sistem kearsipan yang ada di Indonesia dan gambaran umum tentang fakultas ekonomi yang ada di Universitas Negeri Semarang.
Siswa harus membandingkan sistem kearsipan di ARPUSDA dengan ilmu yang diperoleh di sekolah. Agar siswa dapat membuat laporan atas informasi yang diperoleh selama kunjungan industri tentang instansi pemerintah yang bersangkutan.
Pendidikan menengah kejuruan sebagai penyedia tenaga kerja terampil tingkat menengah dituntut harus mampu membekali lulusan dengan kualitas dan keahlian pada setiap siswa.

1.      Memberikan informasi dan wawasan berupa pengalaman tentang dunia kerja yang sebenarnya.
2.      Menambah motivasi siswa dalam melaksanakan proses pembelajaran di sekolah.
3.      Sebagai tindak lanjut pembelajaran teori yang telah dipelajari di sekolah.
4.      Untuk memenuhi persyaratan mata pelajaran kejuruan.
5.      Mencari kesimpulan dari pembahasan di dalam kunjungan industri   
6.      Dapat mengetahui tentang tugas-tugas pada instansi tersebut
7.      Memberikan gambaran kepada peserta didik mengenai dunia kerja yang sesungguhnya.
8.      Memberikan gambaran kepada peserta didik mengenai dunia pendidikan yang lebih tinggi dengan jurusan yang cocok dengan jurusan yang dipelajari di SMK I Manba’ul Ulum
9.      Untuk menjalin hubungan yang baik dengan instansi lain terkait
10.  Mendapat pengalaman tentang dunia kerja dan perguruan tinggi
11.  untuk melatih tentang pentingnya kebersamaan kerja

C. Manfaat
a.       Memberikan pengalaman langsung kepada siswa tentang alur atau urutan kerja yang terdapat di ARPUSDA
b.      Memberikan informasi tentang ketenagakerjaan yang akan bermanfaat setelah siswa dinyatakan lulus dari satuan pendidikan.
c.       Mendapat  ilmu atau pelajaran  yang belum pernah di pelajari
d.      Menambah wawasan pengetahuan yang lebih.
e.       Sebagai bahan bukti dari sekolahan tentang kunjungan industri
f.       Pembelajaran yang selalu di ingat dalam kehidupan baik, dalam kehidupan sehari- hari atau di sekolah
g.      Dapat melihat secara langsung kegiatan di dunia kerja dan perguruan tinggi
h.      Mendapat motivasi untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tingg







I.     Sekilas tentang Arpusda

Dalam rangka melaksanakan amanat undang-undang no.32 tahun 2004 tentang pemerintahan daerah dan dalam melaksanakan urusan pemerintahan yang diserahkan oleh pemerintah pusat kepada pemerintah daerah.
Sebagaimana diatur dalam peraturan pemerintah no. 38 tahun 2007 tentang pembagian urusan pemerintahan antara pemerintah, pemerintah daerah provinsi dan pemerintah daerah kabupaten/kota serta peraturan pemerintah no. 41 tahun 2007 tentang organisasi perangkat daerah, maka badan arsip dan perpustakaan provinsi jawa tengah terbentuk berdasarkan peraturan daerah no. 7 tahun 2008  yang merupakan gabungan dua instasi yaitu badan arsip daerah provinsi jawa tengah dan kantor perpustakaan daerah provinsijawa tengah.
Keberadaan badan arsip dan perpustakaan provinsi jawa tengah tidak dapat dilepaskan dari sejarah lembaga arsip dan perpustakaan yang ada di jawa tengah.
a.       Sejarah Kantor Arsip Daerah (KAD)
b.      Sejarah Perpustakaan Wilayah JawaTengah
c.       Sejarah Arsip Nasional RI Wilayah Jawa Tengah
d.      Sejarah Kantor Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah
e.       Sejarah BadanArsip Daerah Provinsi Jawa Tengah

a.     Kedudukan
®    Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah lembaga pemerintah non kementrian (LPNK) yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada presiden.

b.    Tugas
®    Melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c.     Fungsi
®    Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan.
®    Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas lembaga.
®    Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah dibidang kearsipan.
®    Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administras umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan dan rumahtangga.
d.    Kewenangan
®       Penyusunan rencana nasional secara makro di kearsipan.
®       Penetapan dan penyelenggaraan kearsipan nasional untuk mendukung pembangunan secara makro.
®       Penetapan system informasi di bidang kearsipan.
®       Perumusan dan pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang kearsipan.
®       Penyelamatan dan pelestarian arsip serta pemanfaatan naskah sumber arsip.

a.    Visi
Arsip Dan Perpustakaan Sebagai Sumber Informasi Dan Ilmu Pengetahuan Yang Berkualitas Dan BerdayaSaing

b.    Misi
®  Meningkatkan kualitas SDM arsip dan perpustakaan.
®  Meningkatkan kualitas sarana dan prasana kearsipan dan perpustakaan.
®  Mengembangkan sistem kearsipan dan perpustakaan berbasis teknologi informasi.
®  Meningkatkan manajemen kelembagaan arsip dan perpustakaan.





sotk-badan-arpus


E.Susunan Organisasi
a.       Sekretarisutama : dra. Gina masudahhusni, M.Hum
®                 Biro perencanaan
®                 Biro hukumdankepegawaian
®                 Biro umum

b.      Inspektorat
Merupakan unsur pengawasan di lingkungan ANRI yang dipimpin oleh seorang inspektur yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepadakepala anri.
c.       Pusatjasakearsipan
Mempunyai tugas melaksanakan penyusunan program di bidang jasa kearsipan yang dipimpin oleh seorang kepala yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada kepala ANRI melalui sekretaris utama.
d.      Deputi bidang pembinaan kearsipan : dr. Andikasman, S.E., MM
®    Direktorat akreditasi dan profesi kearsipan
®    Direktorat kearsipan pusat
®    Direktorat kearsipan daerah
®    Pusat pendidikan dan pelatihan kearsipan
e.       Deputi bidang konservasi arsip : drs.Mustariirawan, Mpa
®    Direktoratakuisisi
®    Direktorat pengolahan
®    Direktorat preservasi
®    Direktorat pemanfaatan
f.       Deputi bidang informasi dan pengembangan system kearsipan :
Dra. Dinisaraswati, map
®    Pusat pengkajian dan pengembangan sistem kearsipan
®    Pusat pengkajian dan pengembangan sistem informasi kearsipan

D.  Program kerja dan anggaran tahun anggaran 2016
®  5 program non urusan                         
®  5 program urusan kearsipan
®  4 program urusan perpustakaan
Pendapatanaslidaerah:80.000.000:
®  Gedung sewa kantin
®  Sewa lahan parkir
®  Denda keterlambatan
®  Bebas pinjam


E.  Program non urusan
®    Program pelayanan administrasiperkantoran.
®    Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur.
®    Program peningkatan disiplin aparatur.
®    Program peningkatan kapasitas sumber daya aparatur.
®    Program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan.
F.   Program  urusankearsipan
®  Program penataan peraturan perundang-undangan
®  Program perbaikan sistem administrasi kearsipan.
®  Program penyelamatan dan pelestaria dokumen/arsip daerah.
®  Program pemasyarakatan kearsipan kpd. Masyarakat
®  Program peningkatan kualitas pelayanan informasi.
G. Program perpustakaan
®  Program pengembangan budaya baca
®  Program pengembangan peningkatan sdm perpustakaan
®  Program pengembangan sarpras perpustakaan
®  Program pengembangan manajemen perpustakaan

  II.     Sekilas tentang Arsip
A.    Pengertian arsip
Kata arsip berasal dari bahasa yunani (greek) yaitu archium yang artinya untuk menyimpan sesuatu. dalam bahasa latin disebut felum (bundel). Dengan kesimpulan arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang disimpan sehingga bila diperlukan dapat segera ditemukan.
B.     Macam-macam arsip
1.    Ditinjau dari segi kepentingannya
a.    Arsip aktif, yaitu arsip yang menyimpan warkat-warkat yang masih dalam proses penyelesaian.
b.    Arsip pasif , yaitu arsip yang menyimpan warkat-warkat yangjarang dipergunakan karena sudah selesai dalam prosesnya.
c.    Arsip abadi, yaitu arsip yang menyimpan warkat-warkat vital yang akan disimpan untuk selama-lamanya.
2.    Berdasarkan fisiknya
a.    Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan atau tertulis, misalnya surat dinas, akta, dan sebagainya
b.    Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, misalnya lukisan, peta, relief dan sebagainya.
c.    Arsip rekaman, yaitu arsip yang berupa rekaman suara maupun rekaman video. Misalnya kaset/pita rekaman, mikrofilm, dan disket.
3.    Berdasarkan subjeknya
a.         Arsip kepegawaian, merupakan arsip yang berisi tentang masalah kepegawaian contohnya: daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
b.         Arsip keuangan, merupakan arsip yang berupa catatan tentang masalah keuangan. Contohnya : laporan keuangan, bukti pembayaran dan sebagainya.
c.         Arsip inventaris, merupakan arsip yang brupa catatan yang berhubungan keadaan arang dagangan yang isinya memuat jumlah, macam, dan harga barang dan sebagainya.
d.        Arsip pendidikan, merupakan arsip yang berisi catatan tentang masalah pendidikan. Contohnya: kurikulum, daftar hadir siswa, rapor dan sebagainya.
4.    Berdasarkan keasliannya
a.         Arsip asli, yaitu arsip yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
b.         Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga, dan seteursnya yang proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan kepada pihak lain selain penerima dokumen asli.
c.         Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannyatidak bersama dengan dokumen asli.
d.        Arsip petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.
C.    Macam-macam siatem penyimpanan arsip
a.    Sistem abjad
b.    Sistem tanggal
c.    Sistem wilayah
d.   Sistem subjek
e.    Sistem nomor



D.    Kegiatan penyusutan
1.    Tujuan penyusutan
a.    Efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip
b.    Menjamin tersedianya informasi (arsip) yang benar-benar bernilai guna
c.    Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional


2.    Teknik Penyusutan Arsip
a.    Berdasarkan  Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanaen dan musnah.
Contoh:

no
Masalah
Sub masalah
Arsip
retensi

Keterangan
Aktif
In aktif
Musnah
Permanen
1
Ketatausahaan pegawai
Izin dispensasi
Izin tidak masuk kerja
1 th setelah dilaksanakan dan tidak ada masalah
_
musnah
_

b.    Berdasarkan non jadwal retensi arsip
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1.    Pelaksanaan pembenahan arsip
2.    Penilaian arsip
3.    Penyusunan daftar arsip
4.    Pelaksanaan penyusutan
5.    Perencanaan pembenahan arsip

BAB III
SEJARAH UNNES

I.Sekilas profil tentang Universitas Negeri Semarang


unnes sejarah.jpg

A.Sejarah UNNES
Sejarah perkembangan Universitas Negeri Semarang yang sebelumnya bernama IKIP Semarang telah dimulai dengan berdirinya berbagai lembaga pendidikan guru di atas SMTA. Lembaga-lembaga pendidikan guru tersebut adalah: Middelbaar Onderwijzer A Cursus (MO-A) dan Middelbaar Onderwijzer B Cursus (MO-B). Keduanya merupakan lembaga pendidikan yang disiapkan oleh Pemerintah Kolonial Belanda yang bertujuan untuk menyiapkan guru-guru SMTP dan SMTA. Kursus MO-A dan MO-B diselenggarakan di Semarang sampai dengan tahun 1950. Pada tahun 1950, Kursus MO-A dijadikan Kursus B-I dan Kursus MO-B dijadikan Kursus B-II yang diselenggarakan sampai dengan tahun 1960.
Selanjutnya perkembangan Unnes dapat dilihat dari tahapan-tahapan sebagai berikut :
* Periode 1960-1963: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) dan Sekolah Tinggi Olahraga (STO)
Pada tahun 1960, Kursus B-I dan Kursus B-II diintegrasikan ke dalam Universitas Diponegoro menjadi sebuah Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP). Pada tahun 1963, Jurusan Pendidikan Jasmani yang semula bagian dari Kursus B-II dipisah menjadi Sekolah Tinggi Olahraga (STO) yang berdiri sendiri di bawah Departemen Olahraga.
* Periode 1963-1965: Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Yogyakarta cabang Semarang
Pada tahun 1963 dikeluarkan Keputusan Presiden untuk pendirian IKIP sebagai lembaga pendidikan tenaga kependidikan. pada saat itu hanya ada empat IKIP yaitu di Jakarta, Bandung, Malang dan Yogyakarta. FKIP Undip yang dinilai belum mampu untuk berdiri sendiri ditetapkan menjadi IKIP Yogyakarta cabang Semarang.
* Periode 1965-1999: IKIP Semarang
IKIP Yogyakarta cabang Semarang berkembang dengan pesat. Agar perkembangannya lebih terarah pada masa mendatang, sambil menunggu Keputusan Presiden, Menteri PTIP menerbitkan Keputusan Menteri PTIP No. 40 tahun 1965 tanggal 8 Maret 1965, yang menetapkan IKIP Yogyakarta cabang Semarang menjadi IKIP Semarang yang terdiri dari Fakultas Ilmu Pendidikan, Fakultas Keguruan Sastra dan Seni, dan Fakultas Ilmu Sosial, Fakultas Keguruan Ilmu Eksakta, dan Fakultas Keguruan Teknik. Pada tahun 1977 program pendidikan guru olahraga kembali lagi ke dalam induknya dalam wadah baru yang disebut Fakultas Keguruan Ilmu Keolahragaan (FKIK).
* Periode 1999 s/d sekarang: Universitas Negeri Semarang (Unnes)
Dengan terbitnya Keputusan presiden Nomer 124 Tahun 1999 tentang perubahan IKIP Semarang, Bandung dan Medan menjadi universitas, IKIP Semarang kemudian bernama Universitas Negeri Semarang yang disingkat Unnes. Pada tahun 2000 nama-nama fakultas di lingkungan Unnes berubah menjadi: Fakultas Ilmu Pendidikan, Fakultas Bahasa dan Seni, Fakultas Ilmu Sosial, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Fakultas Teknik, Fakultas Ilmu Keolahragaan, dan Program Pascasarjana. Pada tahun 2006 berdirilah Fakultas Ekonomi, setahun kemudian dibentuklah Fakultas Hukum Unnes, berdirinya kedua fakultas baru ini merupakan konsekuensi menjadi universitas.






B.Fakultas UNNES

https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEipdMwxJd8PBjEsaud88JY34VnOtTEaT3mNfyuwsAzsaDXqxaWnmnk9Zfcw2r4B1SUTNdD80v7xjkpVbzB6rsIOn0yqh-x68cooEIzmEImic9-I1hPIq9bgVBe9XG_B16RY8Ydc1iZ9rCU/s1600/Tugu+Sutera.jpg
UNNES SUTERA
Universitas Negeri Semarang terdiri dari 8 fakultas dan terdiri dari berbagai program studi mulai dari Diploma (D3), Sarjana (S1)/setara, Magister (S2), Doktor (S3), dan program pendidikan profesi, serta progam pendidikan profesi guru (PPG). Berikut fakultas yang terdapat di UNNES :


C.Lokasi UNNES
Universitas Negeri Semarang memiliki kampus yang tersebar di beberapa lokasi baik didalam maupun diluar Kota Semarang. Kampus Unnes tersebar sebagai berikut :
* Kampus Sekaran (Gunungpati), merupakan kampus UNNES utama sebagai kegiatan perkuliahan untuk D3 dan S1, kecuali PGSD. Di Kampus Sekaran juga terdiri dari Gedung Rektorat, perpustakan UNNES, asrama, stadion, serta pusat administrasi universitas.
* Kampus Kelud (Sampangan), untuk program Pascasarjana
* Kampus PGSD, Ngaliyan Semarang. Untuk mahasiswa PGSD yang berasal dari Jawa Tengah bagian timur
* Kampus PGSD, Kemandungan Tegal. Untuk mahasiswa PGSD yang berasal dari Jawa Tengah bagian barat

Universitas Negeri Semarang
UPT Pusat Humas Gedung H Lantai 2
Kampus Sekaran Gunungpati Semarang
Telepon : (024) 8508093
E-mail : humas@mail.unnes.ac.id
Website : 
http://unnes.ac.id/
                                                         


















BAB III
PENUTUP
A.     Kesimpulan
Adapun kesimpulan dari hasil kunjungan industri pada waktu sesi tanya jawab yang  dilaksanakan di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut :
1.      Prosedur pemusnahan Arsip di BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH Jateng :
·            Arsip yang akan dimusnahkan dilihat dari Jadwal Retensi
·            Ada 2 macam arsipyang disimpan di ARNASDA Jateng yaitu:
ü  Arsip dinamis dibagi menjadi 2:
*      Arsip aktif ( masa simpan 2 tahun )
*      Arsip Inaktif ( masa simpan 5 tahun )
ü  Arsip Statis yaitu arsip abadi ( tidak diusnahkan )
ü  Pemusnahan Arsip di ARNASDA Jateng yaitu dengan didaur ulang dan dalam hal ini ARPUSDA bekerja sama dengan PT. PURA.

2.      Prosedur peminjaman arsip di ARPUSDA Jateng:
a)      Peminjam harus datang langsung ke kantor ARPUSDA Jateng
b)      Peminjam nantinya akan diberi kartu pinjam arsip hal ini bertujuan agar arsip tidak hilang
c)      Arsip yang dipinjam harus dibaca di kantor ARPUSDA Jateng
d)     Jika arsip rusak atau hilang saat dipinjam baik disengaja atau tidak maka peminjam akan dikenakan denda + 500.000.000

1.     Penemuan arsip:
                                            i.     Arsip akan mudah ditemukan jika disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan yang paling cocok dengan instansi
                                          ii.     Jika arsip disimpan dengan sistem yang baik maka tidak perlu waktu yang lama untuk menemukannya 1 menit pun bisa
                                        iii.     Faktor banyak / sedikitnya arsip tidak mempengaruhi lama dalam mencari arsip

2.        ARPUSDA Jateng tidak hanya menyimpan arsip dalam bentuk lampiran ( kertas ), tetapi juga berupa kaset, film, piringan hitam dll. Untuk kaset, film, piringan hitam tidak dimusnahkan karena termasuk arsip statis.

3.        Untuk perawatan arsip pribadi yangada dirumah, mak bisa dengan menempatkan arsip di tempat aman dan memberi dokumen keeper agar arsip terjaga. Selain itu jika arsip basah jangan jemur arsip karena akan merusak arsip.

4.        Arsip yang berkaitan dengan masalah nasional maka akan dikirim ke ARPUSDA. Tetapi sampai saat ini ARPUSDA belum pernah mengirim.

5.        Tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri atas :
1. Penyortiran surat
2. Pembukaan sampul (amplop) surat.
3. Pengeluaran surat dari dalam sampul
4. Pembacaan isi surat
5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
6. Penyampaian/Pendistribusian Surat
Ø    Untuk tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat keluar terdiri dari :
1. Pembuatan konsep                                
2. Persetujuan konsep
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep
5. Penanda tanganan surat
6. Pemberian cap stempel
7. Pencatatan surat keluar
8. Pengiriman surat

6.        Perawatan arsip:
Ø  Arsip dapat rusak karena 2 faktor yaitu faktor internal dan faktor eksternal, selain itu, juga karena hal yang tidak terduga seperti bencan alam. Untuk melindungi arsip dari 2 faktor tersebut mka dilakukan fumigasi. Tetapi jika penyebabnya adalah bencana alam yang tidak diketahui kapan terjadinya maka selamatkan arsip yang bisa diselamatkan setelah terjadi gempa.
B.  Saran
Pengelolaan surat yang dilakukan sesuai dengan alur pelaksaanaan tentu akan tepat sasaran dan memiliki daya guna yang bermanfaat. Selain pengelolaan surat, suatu instansi/lembaga juga perlu melakukan tata persuratan apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
a.    Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan.
b.    Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna
c.    Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya.
d.   Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.                                          
Selain itu untuk memaksimalkan tugas dari suatu lembaga/instansi dalam hal menangani surat-menyurat agar mendukung nilai kearsipan bagi intansi/lembaga yang bersangkutan maka perlu ditingkatkan kualitas kinerja tenaga kearsipan, pengadaaan pelatihan bagi tenaga arsiparis serta daya dukung pimpinan untuk menciptakan kinerja yang baik bagi bawahannya. Dengan demikian dapat tercipta suatu lembaga/ instansi yang berkualitas dalam hal penanganan surat-menyurat serta memudahkan pimpinan dalam hal mengambil sebuah keputusan.




Tidak ada komentar:

Posting Komentar