Laporan
Kunjungan Industri
Badan Arsip
dan Perpustakaan Daerah dan Universitas Negeri Semarang
(UNNES)
Tahun 2017/2018

Disusun oleh :
Nama :
Kelas :
Kompetensi
Keahlian : Administrasi Perkantoran
Sebagai Syarat Untuk Mengikuti Uji Kompetensi Keahlian
(UKK)
![]() |
|||
![]() |
YAYASAN ISLAM
MANBA’UL ULUM
SMK ISLAM MANBA’UL ULUM
TERAKREDITASI B
Jalan
Mayong–Pule KM. 04 Kedungombo Buaran Mayong Jepara 59465 Telp. :(0291) 751 2057 E–mail : manbaululumsmki@yahoo.com
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN KUNJUNGAN INDUSTRI
LAPORAN KUNJUNGAN INDUSTRI
di ARPUSDA dan UNNES

Setelah diadakan
peninjauan dan melalui tahap perbaikan, maka laporan hasil kunjungan industri
ini telah disetujui dan disahkan oleh pihak sekolah pada:
Hari :
Tanggal :
Jepara, ……………………
Mengesahkan,
Kepala program Kejuruan
Administrasi Perkantoran
Ermin Karti Andari, A.Md
|
Mengetahui.
Kepala SMKI Manba’ul Ulum
Ustuchri Fadlil, M.Pd.I.
KATA PENGANTAR
Puji syukur
kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat serta Hidayah-Nya sehingga
dapat terselesaikannya Laporan kunjungan industri.
Penyusun menyampaikan terima kasih kepada semua pihak
atas bantuan dan bimbingannya dalam menyelesaikan kegiatan kunjungan industri
Laporan ini
merupakan wujud tanggung jawab penyusun secara tertulis atas pelaksanaan
kunjungan industri di ARPUSDA dan UNNES Provinsi Jawa Tengah. Penyusun
menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. oleh karena itu,
kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penyusun harapkan. Semoga
laporan ini dapat memberikan manfaat
kepada semua pihak yang membacanya.
Jepara,
Penyusun
DAFTAR
ISI
COVER……………………………………………………………………………………...1
LEMBAR PENGESAHAN…………………………………………………………………2
KATA PENGANTAR………………………………………………………………………………3
DAFTAR ISI………………………………………………………………………………..4
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang Kunjungan Industri…………………………………………………
1
B. Tujuan
kunjungan Industri
…………………………………………………….. 2
C. Manfaat
kunjungan Industri
………………………………………………………. 3
BAB II PEMBAHASAN
A.Sejarah ……………………………………………………………………………… 4
B. Profil ………………………………………………………………………………... 5
C. Hasil Kunjungan Industri…………………………………………………………… 6
BAB III SEJARAH UNNES
A.Sejarah singkat UNNES…………………………………………………………………… 7
B.fakultas UNNES…………………………………………………………………………….7
C.lokasi UNNES………………………………………………………………………………7
Kunjungan industri adalah salah
satu bentuk dari implementasi pendidikan sistem ganda yang dilaksanakan di
sekolah menengah kejuruan. Kunjungan industri merupakan suatu bentuk pembelajaran yang dilaksanakan di luar sekolah guna menambah wawasan dan
pengetahuan didik dalam mengenal dunia industri, serta untuk memberikan
pengalaman sebagai langkah awal untuk terjun ke dunia industri.
Pada dasarnya kunjungan industri dipilih untuk menambah pengalaman siswa tentang dunia kerja untuk mencari pengetahuan tentang Badan Arsip Dan Perpustakaan dan Universitas Negeri Semarang Provinsi jawa tengah. Kunjungan industri dilakukan untuk memberikan
wawasan,gambaran, kepada siswa tentang sistem kearsipan yang ada di Indonesia dan gambaran umum tentang fakultas ekonomi
yang ada di Universitas Negeri Semarang.
Siswa harus membandingkan sistem kearsipan di ARPUSDA dengan ilmu yang
diperoleh di sekolah. Agar siswa dapat membuat laporan atas
informasi yang diperoleh selama kunjungan industri tentang instansi pemerintah yang bersangkutan.
Pendidikan
menengah kejuruan sebagai penyedia tenaga kerja terampil tingkat menengah
dituntut harus mampu membekali lulusan dengan kualitas dan keahlian pada setiap siswa.
1. Memberikan
informasi dan wawasan berupa pengalaman tentang dunia kerja yang sebenarnya.
2. Menambah
motivasi siswa dalam melaksanakan proses pembelajaran di sekolah.
3. Sebagai
tindak lanjut pembelajaran teori yang telah
dipelajari di sekolah.
4. Untuk
memenuhi persyaratan mata pelajaran kejuruan.
5.
Mencari kesimpulan dari
pembahasan di dalam kunjungan industri
6.
Dapat mengetahui tentang
tugas-tugas pada instansi tersebut
7.
Memberikan gambaran kepada
peserta didik mengenai dunia kerja yang sesungguhnya.
8.
Memberikan gambaran kepada
peserta didik mengenai dunia pendidikan yang lebih tinggi dengan jurusan yang
cocok dengan jurusan yang dipelajari di SMK I Manba’ul Ulum
9.
Untuk menjalin hubungan yang baik
dengan instansi lain terkait
10. Mendapat pengalaman tentang dunia kerja dan perguruan tinggi
11. untuk melatih tentang pentingnya kebersamaan kerja
C. Manfaat
a.
Memberikan pengalaman langsung
kepada siswa tentang alur atau urutan kerja yang terdapat di ARPUSDA
b.
Memberikan informasi tentang
ketenagakerjaan yang akan bermanfaat setelah siswa dinyatakan lulus dari satuan
pendidikan.
c.
Mendapat ilmu atau pelajaran yang belum pernah di pelajari
d.
Menambah wawasan pengetahuan yang
lebih.
e.
Sebagai bahan bukti dari
sekolahan tentang kunjungan industri
f.
Pembelajaran yang selalu di ingat
dalam kehidupan baik, dalam kehidupan sehari- hari atau di sekolah
g.
Dapat melihat secara langsung
kegiatan di dunia kerja dan perguruan tinggi
h.
Mendapat motivasi untuk
melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tingg
I.
Sekilas tentang Arpusda
Dalam
rangka melaksanakan amanat undang-undang no.32 tahun 2004 tentang pemerintahan
daerah dan dalam melaksanakan urusan pemerintahan yang diserahkan oleh
pemerintah pusat kepada pemerintah daerah.
Sebagaimana diatur dalam peraturan pemerintah no. 38 tahun 2007 tentang pembagian urusan pemerintahan antara pemerintah, pemerintah
daerah provinsi dan pemerintah daerah kabupaten/kota serta peraturan pemerintah no. 41
tahun 2007 tentang organisasi perangkat daerah, maka badan arsip dan perpustakaan provinsi jawa tengah terbentuk berdasarkan peraturan daerah no. 7
tahun 2008 yang merupakan gabungan dua instasi yaitu badan arsip daerah provinsi jawa tengah dan kantor
perpustakaan daerah provinsijawa tengah.
Keberadaan badan arsip dan perpustakaan provinsi
jawa tengah tidak dapat dilepaskan dari sejarah lembaga arsip dan perpustakaan
yang ada di jawa tengah.
a. Sejarah Kantor Arsip Daerah (KAD)
b. Sejarah Perpustakaan Wilayah
JawaTengah
c. Sejarah Arsip Nasional RI Wilayah
Jawa Tengah
d. Sejarah Kantor Perpustakaan Daerah
Provinsi Jawa Tengah
e. Sejarah BadanArsip Daerah Provinsi Jawa Tengah
a.
Kedudukan
®
Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI) adalah lembaga pemerintah
non kementrian (LPNK) yang berkedudukan di bawah
dan bertanggung jawab kepada presiden.
b.
Tugas
®
Melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c.
Fungsi
®
Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administras
umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian,
perlengkapan dan rumahtangga.
d.
Kewenangan
®
Perumusan dan pelaksanaan kebijakan
tertentu di bidang kearsipan.
a.
Visi
“Arsip
Dan Perpustakaan Sebagai Sumber Informasi Dan Ilmu Pengetahuan Yang Berkualitas
Dan BerdayaSaing “
b. Misi
®
Meningkatkan kualitas SDM arsip
dan perpustakaan.
®
Meningkatkan kualitas sarana dan prasana kearsipan dan
perpustakaan.
®
Mengembangkan sistem kearsipan dan perpustakaan berbasis teknologi informasi.
®
Meningkatkan manajemen
kelembagaan arsip dan perpustakaan.

E.Susunan
Organisasi
a.
Sekretarisutama : dra. Gina masudahhusni, M.Hum
®
Biro
perencanaan
®
Biro
hukumdankepegawaian
®
Biro umum
b.
Inspektorat
Merupakan unsur pengawasan di
lingkungan ANRI yang dipimpin oleh seorang inspektur yang
berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepadakepala anri.
c.
Pusatjasakearsipan
Mempunyai tugas melaksanakan penyusunan program di
bidang jasa kearsipan yang dipimpin oleh seorang kepala yang berada dibawah dan
bertanggungjawab langsung kepada kepala ANRI melalui sekretaris utama.
d.
Deputi bidang pembinaan kearsipan : dr. Andikasman, S.E., MM
®
Direktorat akreditasi dan profesi
kearsipan
®
Direktorat kearsipan pusat
®
Direktorat kearsipan daerah
®
Pusat pendidikan dan pelatihan
kearsipan
e.
Deputi bidang konservasi arsip : drs.Mustariirawan, Mpa
®
Direktoratakuisisi
®
Direktorat pengolahan
®
Direktorat preservasi
®
Direktorat pemanfaatan
f. Deputi bidang informasi dan pengembangan
system kearsipan :
Dra. Dinisaraswati, map
®
Pusat pengkajian dan pengembangan
sistem kearsipan
®
Pusat pengkajian dan pengembangan
sistem informasi kearsipan
D.
Program
kerja dan anggaran tahun anggaran 2016
® 5 program non urusan
® 5 program urusan kearsipan
® 4 program urusan perpustakaan
Pendapatanaslidaerah:80.000.000:
® Gedung
sewa kantin
® Sewa lahan
parkir
® Denda
keterlambatan
® Bebas
pinjam
E.
Program
non urusan
® Program
pelayanan administrasiperkantoran.
® Program
peningkatan sarana dan prasarana aparatur.
® Program
peningkatan disiplin aparatur.
® Program
peningkatan kapasitas sumber daya aparatur.
® Program
peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan.
F.
Program urusankearsipan
®
Program
penataan peraturan perundang-undangan
®
Program
perbaikan sistem administrasi kearsipan.
®
Program
penyelamatan dan pelestaria dokumen/arsip daerah.
®
Program
pemasyarakatan kearsipan kpd. Masyarakat
® Program peningkatan kualitas pelayanan informasi.
G. Program perpustakaan
®
Program
pengembangan budaya baca
®
Program
pengembangan peningkatan sdm perpustakaan
®
Program
pengembangan sarpras perpustakaan
®
Program
pengembangan manajemen perpustakaan
II. Sekilas tentang Arsip
A.
Pengertian arsip
Kata
arsip berasal dari bahasa yunani (greek) yaitu archium yang artinya untuk
menyimpan sesuatu. dalam bahasa latin disebut felum (bundel). Dengan kesimpulan
arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang disimpan sehingga bila
diperlukan dapat segera ditemukan.
B.
Macam-macam arsip
1. Ditinjau dari segi kepentingannya
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang menyimpan
warkat-warkat yang masih dalam proses penyelesaian.
b. Arsip pasif , yaitu arsip yang menyimpan
warkat-warkat yangjarang dipergunakan karena sudah selesai dalam prosesnya.
c. Arsip abadi, yaitu arsip yang menyimpan
warkat-warkat vital yang akan disimpan untuk selama-lamanya.
2. Berdasarkan fisiknya
a. Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa
tulisan atau tertulis, misalnya surat dinas, akta, dan sebagainya
b. Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat
dilihat berupa gambar, misalnya lukisan, peta, relief dan sebagainya.
c. Arsip rekaman, yaitu arsip yang berupa rekaman
suara maupun rekaman video. Misalnya kaset/pita rekaman, mikrofilm, dan disket.
3. Berdasarkan subjeknya
a.
Arsip
kepegawaian, merupakan arsip yang berisi tentang masalah kepegawaian contohnya:
daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan
rekaman prestasi.
b.
Arsip
keuangan, merupakan arsip yang berupa catatan tentang masalah keuangan.
Contohnya : laporan keuangan, bukti pembayaran dan sebagainya.
c.
Arsip
inventaris, merupakan arsip yang brupa catatan yang berhubungan keadaan arang
dagangan yang isinya memuat
jumlah, macam, dan harga barang dan sebagainya.
d.
Arsip
pendidikan, merupakan arsip yang berisi catatan tentang masalah pendidikan.
Contohnya: kurikulum, daftar hadir siswa, rapor dan sebagainya.
4. Berdasarkan keasliannya
a.
Arsip
asli, yaitu arsip yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer,
tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
b.
Arsip
tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga, dan seteursnya yang proses pembuatannya
bersama dokumen asli, tetapi ditujukan kepada pihak lain selain penerima
dokumen asli.
c.
Arsip
salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannyatidak bersama dengan dokumen
asli.
d.
Arsip
petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.
C.
Macam-macam siatem penyimpanan
arsip
a. Sistem abjad
b. Sistem tanggal
c. Sistem wilayah
d. Sistem subjek
e. Sistem nomor
D.
Kegiatan penyusutan
1. Tujuan penyusutan
a. Efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip
b. Menjamin tersedianya informasi (arsip) yang
benar-benar bernilai guna
c. Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional
2. Teknik Penyusutan Arsip
a. Berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip
Jadwal
retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka
penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanaen dan musnah.
Contoh:
no
|
Masalah
|
Sub masalah
|
Arsip
|
retensi
|
Keterangan
|
||
Aktif
|
In
aktif
|
Musnah
|
Permanen
|
||||
1
|
Ketatausahaan
pegawai
|
Izin
dispensasi
|
Izin
tidak masuk kerja
|
1
th setelah dilaksanakan dan tidak ada masalah
|
_
|
musnah
|
_
|
b. Berdasarkan non jadwal retensi arsip
Langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Pelaksanaan pembenahan arsip
2. Penilaian arsip
3. Penyusunan daftar arsip
4. Pelaksanaan penyusutan
5. Perencanaan pembenahan arsip
BAB III
SEJARAH UNNES

A.Sejarah UNNES
Sejarah
perkembangan Universitas Negeri Semarang yang sebelumnya bernama IKIP Semarang
telah dimulai dengan berdirinya berbagai lembaga pendidikan guru di atas SMTA.
Lembaga-lembaga pendidikan guru tersebut adalah: Middelbaar Onderwijzer A
Cursus (MO-A) dan Middelbaar Onderwijzer B Cursus (MO-B). Keduanya merupakan
lembaga pendidikan yang disiapkan oleh Pemerintah Kolonial Belanda yang
bertujuan untuk menyiapkan guru-guru SMTP dan SMTA. Kursus MO-A dan MO-B
diselenggarakan di Semarang sampai dengan tahun 1950. Pada tahun 1950, Kursus
MO-A dijadikan Kursus B-I dan Kursus MO-B dijadikan Kursus B-II yang
diselenggarakan sampai dengan tahun 1960.
Selanjutnya
perkembangan Unnes dapat dilihat dari tahapan-tahapan sebagai berikut :
* Periode
1960-1963: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) dan Sekolah Tinggi
Olahraga (STO)
Pada tahun
1960, Kursus B-I dan Kursus B-II diintegrasikan ke dalam Universitas Diponegoro
menjadi sebuah Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP). Pada tahun 1963,
Jurusan Pendidikan Jasmani yang semula bagian dari Kursus B-II dipisah menjadi
Sekolah Tinggi Olahraga (STO) yang berdiri sendiri di bawah Departemen
Olahraga.
* Periode
1963-1965: Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Yogyakarta cabang
Semarang
Pada tahun
1963 dikeluarkan Keputusan Presiden untuk pendirian IKIP sebagai lembaga
pendidikan tenaga kependidikan. pada saat itu hanya ada empat IKIP yaitu di
Jakarta, Bandung, Malang dan Yogyakarta. FKIP Undip yang dinilai belum mampu
untuk berdiri sendiri ditetapkan menjadi IKIP Yogyakarta cabang Semarang.
* Periode
1965-1999: IKIP Semarang
IKIP
Yogyakarta cabang Semarang berkembang dengan pesat. Agar perkembangannya lebih
terarah pada masa mendatang, sambil menunggu Keputusan Presiden, Menteri PTIP
menerbitkan Keputusan Menteri PTIP No. 40 tahun 1965 tanggal 8 Maret 1965, yang
menetapkan IKIP Yogyakarta cabang Semarang menjadi IKIP Semarang yang terdiri
dari Fakultas Ilmu Pendidikan, Fakultas Keguruan Sastra dan Seni, dan Fakultas
Ilmu Sosial, Fakultas Keguruan Ilmu Eksakta, dan Fakultas Keguruan Teknik. Pada
tahun 1977 program pendidikan guru olahraga kembali lagi ke dalam induknya
dalam wadah baru yang disebut Fakultas Keguruan Ilmu Keolahragaan (FKIK).
* Periode
1999 s/d sekarang: Universitas Negeri Semarang (Unnes)
Dengan terbitnya Keputusan presiden
Nomer 124 Tahun 1999 tentang perubahan IKIP Semarang, Bandung dan Medan menjadi
universitas, IKIP Semarang kemudian bernama Universitas Negeri Semarang yang
disingkat Unnes. Pada tahun 2000 nama-nama fakultas di lingkungan Unnes berubah
menjadi: Fakultas Ilmu Pendidikan, Fakultas Bahasa dan Seni, Fakultas Ilmu
Sosial, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Fakultas Teknik,
Fakultas Ilmu Keolahragaan, dan Program Pascasarjana. Pada tahun 2006
berdirilah Fakultas Ekonomi, setahun kemudian dibentuklah Fakultas Hukum Unnes,
berdirinya kedua fakultas baru ini merupakan konsekuensi menjadi universitas.
B.Fakultas UNNES
UNNES SUTERA
|
Universitas
Negeri Semarang terdiri dari 8 fakultas dan terdiri dari berbagai program
studi mulai dari Diploma (D3), Sarjana (S1)/setara, Magister (S2), Doktor
(S3), dan program pendidikan profesi, serta progam pendidikan profesi guru
(PPG). Berikut fakultas yang terdapat di UNNES :
* Fakultas Ilmu Pendidikan
* Fakultas Bahasa dan Seni
* Fakultas Ilmu Sosial
* Fakultas Teknik
* Fakultas MIPA
* Fakultas Ilmu Keolahragaan
* Fakultas Hukum
* Fakultas Ekonomi
* Fakultas Bahasa dan Seni
* Fakultas Ilmu Sosial
* Fakultas Teknik
* Fakultas MIPA
* Fakultas Ilmu Keolahragaan
* Fakultas Hukum
* Fakultas Ekonomi
C.Lokasi UNNES
Universitas
Negeri Semarang memiliki kampus yang tersebar di beberapa lokasi baik didalam
maupun diluar Kota Semarang. Kampus Unnes tersebar sebagai berikut :
* Kampus
Sekaran (Gunungpati), merupakan kampus UNNES utama sebagai kegiatan perkuliahan
untuk D3 dan S1, kecuali PGSD. Di Kampus Sekaran juga terdiri dari Gedung
Rektorat, perpustakan UNNES, asrama, stadion, serta pusat administrasi
universitas.
* Kampus Kelud (Sampangan), untuk program Pascasarjana
* Kampus PGSD, Ngaliyan Semarang. Untuk mahasiswa PGSD yang berasal dari Jawa Tengah bagian timur
* Kampus PGSD, Kemandungan Tegal. Untuk mahasiswa PGSD yang berasal dari Jawa Tengah bagian barat
* Kampus Kelud (Sampangan), untuk program Pascasarjana
* Kampus PGSD, Ngaliyan Semarang. Untuk mahasiswa PGSD yang berasal dari Jawa Tengah bagian timur
* Kampus PGSD, Kemandungan Tegal. Untuk mahasiswa PGSD yang berasal dari Jawa Tengah bagian barat
Universitas
Negeri Semarang
UPT Pusat
Humas Gedung H Lantai 2
Kampus Sekaran Gunungpati Semarang
Kampus Sekaran Gunungpati Semarang
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Adapun
kesimpulan dari hasil kunjungan industri pada waktu sesi tanya jawab yang dilaksanakan di Badan Arsip dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut :
1. Prosedur pemusnahan Arsip di BADAN
ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH Jateng :
·
Arsip yang akan
dimusnahkan dilihat dari Jadwal Retensi
·
Ada 2 macam
arsipyang disimpan di ARNASDA Jateng yaitu:
ü Arsip dinamis dibagi menjadi 2:


ü Arsip Statis yaitu arsip abadi ( tidak
diusnahkan )
ü Pemusnahan Arsip di ARNASDA Jateng
yaitu dengan didaur ulang dan dalam hal ini ARPUSDA bekerja sama
dengan PT. PURA.
2. Prosedur peminjaman
arsip di ARPUSDA Jateng:
a) Peminjam harus datang langsung ke
kantor ARPUSDA Jateng
b) Peminjam nantinya akan diberi kartu
pinjam arsip hal ini bertujuan agar arsip tidak hilang
c) Arsip yang dipinjam harus dibaca di
kantor ARPUSDA Jateng
d) Jika arsip rusak atau hilang saat
dipinjam baik disengaja atau tidak maka peminjam akan dikenakan denda +
500.000.000
1. Penemuan arsip:
i. Arsip akan mudah ditemukan jika
disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan yang paling cocok dengan
instansi
ii. Jika arsip disimpan dengan sistem yang
baik maka tidak perlu waktu yang lama untuk menemukannya 1 menit pun bisa
iii. Faktor banyak / sedikitnya arsip tidak
mempengaruhi lama dalam mencari arsip
2.
ARPUSDA Jateng tidak hanya menyimpan arsip dalam bentuk
lampiran ( kertas ), tetapi juga berupa kaset, film, piringan hitam dll. Untuk
kaset, film, piringan hitam tidak dimusnahkan karena termasuk arsip statis.
3.
Untuk perawatan
arsip pribadi yangada dirumah, mak bisa dengan menempatkan arsip di tempat aman
dan memberi dokumen keeper agar arsip terjaga. Selain itu jika arsip basah
jangan jemur arsip karena akan merusak arsip.
4.
Arsip yang
berkaitan dengan masalah nasional maka akan dikirim ke ARPUSDA. Tetapi sampai saat ini ARPUSDA belum pernah
mengirim.
5.
Tahap-tahap
pelaksanaan pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri atas :
1. Penyortiran surat
2. Pembukaan sampul (amplop) surat.
3. Pengeluaran surat dari dalam sampul
4. Pembacaan isi surat
5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
6. Penyampaian/Pendistribusian Surat
Ø Untuk tahap-tahap pelaksanaan
pengelolaan surat keluar terdiri dari :
1. Pembuatan konsep
2. Persetujuan konsep
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep
5. Penanda tanganan surat
6. Pemberian cap stempel
7. Pencatatan surat keluar
8. Pengiriman surat
6.
Perawatan
arsip:
Ø Arsip dapat rusak karena 2 faktor yaitu
faktor internal dan faktor eksternal, selain itu, juga karena hal yang tidak
terduga seperti bencan alam. Untuk melindungi arsip dari 2 faktor tersebut mka
dilakukan fumigasi. Tetapi jika penyebabnya adalah bencana alam yang tidak
diketahui kapan terjadinya maka selamatkan arsip yang bisa diselamatkan setelah
terjadi gempa.
B. Saran
Pengelolaan
surat yang dilakukan sesuai dengan alur pelaksaanaan tentu akan tepat sasaran
dan memiliki daya guna yang bermanfaat. Selain pengelolaan surat, suatu
instansi/lembaga juga perlu melakukan tata persuratan apabila dilaksanakan
dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka
menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat
diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola
umum penyelenggaraan tata persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih
berdaya guna dan berhasil guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi
kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya.
d. Mengingkatkan daya guna dan hasil
guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.
Selain itu
untuk memaksimalkan tugas dari suatu lembaga/instansi dalam hal menangani
surat-menyurat agar mendukung nilai kearsipan bagi intansi/lembaga yang
bersangkutan maka perlu ditingkatkan kualitas kinerja tenaga kearsipan,
pengadaaan pelatihan bagi tenaga arsiparis serta daya dukung pimpinan untuk
menciptakan kinerja yang baik bagi bawahannya. Dengan demikian dapat tercipta suatu lembaga/ instansi yang
berkualitas dalam hal penanganan surat-menyurat serta memudahkan pimpinan dalam
hal mengambil sebuah keputusan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar